承認待ちを整理するときは止まっている理由まで残す

進捗表に「承認待ち」と書かれた案件が増えると、とりあえず全員に催促したくなります。しかし、実際には「承認者が見ていない」のではなく、比較する資料や金額が足りず、判断できない場合があります。

AIに連絡メモを整理させると、「誰に催促するか」の前に、「何が足りないか」を見つけやすくなります。

三つの案件が止まっている場面

架空のWeb制作会社の進捗会議メモを例にします。

・会社案内の原稿：社長の承認待ち。「旧原稿と新原稿のどちらを見ればよいか」と連絡あり。
・掲載写真：広報担当の承認待ち。店舗の写真は済み。従業員が写る写真は掲載可否が未確認。
・公開日：営業部の承認待ち。チラシの配布日を確認中。回答予定は未記入。

「3件とも承認を急いでください」と送ると、原稿は比較対象が分からず、写真は本人の確認がなく、公開日は別の回答待ちのため、すぐには決められません。

承認待ちを分解するプロンプト

次の進捗メモを、案件ごとに整理してください。

表の項目：
1. 案件
2. 現在の状態
3. 承認者
4. 判断に足りない材料
5. 材料を用意する人
6. 次に確認すること
7. 相手へ送る連絡案

次の条件を守ってください。
・記録にない遅れの理由を推測しない。
・誰かの責任や意欲の問題と決めつけない。
・足りない情報は「未確認」と書く。
・返答がないことを承認とみなさない。

【進捗メモ】
（ここにメモを貼る）

顧客名、個人名、未公開の金額などを含む場合は、会社のルールに従います。練習では架空の名称に置き換えます。

AIの回答例を、元のメモと照合する

以下は、特定のAIの実出力ではなく、プラスタが作成した回答例です。

元のメモでは「誰が材料を用意するか」までは分かりません。AIが特定の人を勝手に割り当てた場合は、未確認に戻します。

完成させるのはAIではなく、案件担当者です

整理後の表を会議で確認し、「誰が、何を、いつまでに用意するか」を決めます。完成形の例は次のとおりです。

ここまで分けると、必要なのは「承認を早めてもらうこと」ではなく、判断できる状態をつくることだと分かります。

自社では、承認待ち3件だけで試す

1. 進捗表から「承認待ち」の案件を3件選びます。 2. 最後に連絡した日、返答、添付した資料をメモにします。 3. プロンプトで不足材料と次の行動を分けます。 4. 案件担当者が元のメールや資料と照合します。 5. 不足材料を用意してから、必要な相手にだけ連絡します。

この方法が向く場合・向かない場合

複数の案件が同時に進み、進捗メモやメールに判断材料が分かれている場合に向きます。一方、法令、契約、安全に関わる承認を省略したり、AIの回答で権限者の承認を置き換えたりする用途には向きません。

本文の進捗メモ、プロンプト、回答例、完成表はプラスタが作成した架空の編集例です。実案件の遅延分析や、特定のAIで確認した実出力ではありません。

AIを調査・下書きの補助に利用し、内容を確認して掲載します。手順や取り組み例は、特記のない限り導入実績を示すものではありません。