AIへの指示を3つに分ける

「よい文章にして」だけでは、誰に何を伝えるかが曖昧です。AIへの指示文は、仕事を別の人へ頼むときと同じように整理できます。

まず取り組むこと

まず目的、次に使ってよい材料、最後に守る条件を記します。例として「社内向けの作業案内。以下の決定事項だけを使う。未決事項は補わず、担当者の確認事項として残す」と依頼します。

結果を確認するときのポイント

「うまく書いて」を、仕事の条件へ置き換える

AIへの指示文は「プロンプト」とも呼ばれます。特別な決まり文句を探すより、誰が読んで何をできればよいかを説明します。本記事では、社内案内を作る架空の例で整理します。例文は編集案であり、特定サービスの出力を再現したものではありません。

悪い依頼の例は「分かりやすい研修案内を作って」です。参加者、日時、参加方法が渡されていないため、どこまで書いてよいかが定まりません。担当者が知っている前提も、AIが知っているとは限りません。

コピーして試す社内案内の依頼文

従業員向けの研修案内を下書きしてください。
目的：参加する人が、日時と準備物を確認できること。
材料：架空の社内研修です。開催日は来月の指定日（未確定）。
開始は14時、会場は会議室A。持ち物は筆記用具。
対象者と申込方法はまだ決まっていません。
条件：この材料以外の日時・対象・申込方法を補わないこと。
出力：案内の下書きと、担当者が決める必要のある事項を分ける。
未確定の部分は［確認が必要］と表示してください。

これは配布用の完成文を作る依頼ではありません。何が未決かを見える形にする練習です。実務では日時や対象を確定してから、担当者が表示を直して配布します。重要な情報が足りないと分かったら、AIとの会話を続ける前に社内で確認してください。

返答が違ったときの直し方

返答が長すぎたなら「日時・会場・持ち物を先に、説明はその後に」と読む順番を指定します。対象者を勝手に「全社員」としたなら、「対象者は未決です。全社員という記載を削除し、確認事項に移してください」と誤りを明示します。語調と事実の修正を一度に曖昧に頼まず、直したい点を分けます。

逆に、守る条件を何十個も足せば解決するとは限りません。相反する指示がないか、古い日程が会話に残っていないか、材料が足りているかを先に見直します。修正を重ねて条件が混ざったら、確定した材料だけに整理し、新しい依頼として試す方法もあります。

使えた指示をひな形にするとき

保存するのは完成した文章だけでなく、「どの仕事で」「何を材料に」「何を人が確認したか」です。顧客名や取引内容を含む会話履歴を丸ごと共有するのではなく、入力欄を空欄にしたひな形を用意します。社内で認めたサービスと情報の範囲を守って使ってください。

• 依頼の目的は一つに絞れているか。
• 材料と、AIへ頼む作業を分けて書いたか。
• 未確定事項をどう扱うか指定したか。
• 完成したかどうかを人が判断できる出力形式か。

一度よい回答が出ても、次回も同じになるとは限りません。ひな形は確認を省く道具ではなく、入力と確認の条件をそろえる道具として扱うと、別の担当者にも引き継ぎやすくなります。

結果がずれたら指示全体を作り直す前に、目的が違うのか、材料が足りないのか、条件が伝わっていないのかを一つずつ確認します。

自社の仕事に合わせて考える

役割を指定すれば、正しい答えになりますか

「あなたは専門家です」と役割を付けても、事実の正しさや会社の条件が保証されるわけではありません。読み手に合う言葉遣いを指定する補助にはなりますが、元資料と確認工程の代わりにしないでください。必要な情報を渡していない部分は、未確認のまま残す方が実務では扱いやすくなります。

また、長い指示を保存しても、古い条件が残っていれば誤りを繰り返します。ひな形には、案件ごとに変える欄を明示します。日付、対象者、費用、連絡先は前回の内容が混ざりやすいので、空欄から埋める形も検討してください。共有する際は、ひな形の確認日と更新担当を添えます。指示の長さではなく、担当者が何を頼み、何を確かめるかを理解できることを重視します。

うまくいった指示は、使った仕事と確認点も一緒に保存します。文章だけを配るより、別の人が再利用しやすくなります。