AIサービスを選ぶ前に、使う仕事・入れる情報・支払う人の3つをそろえる

「ChatGPT、Gemini、Claude、Copilot……どれを会社で使えばいいのか」。比べ始めたものの、機能の一覧を眺めるだけで決められない、ということはありませんか。

この記事は、サービスを見比べる前に、先にそろえておく3つの条件の話です。用意するのは、メモ用の紙1枚と、普段の仕事で使っている文章1つ。最後に、候補のサービスを同じ条件で試して、選ぶところまで進められます。

使う仕事を1つに絞る

機能の一覧は、見るほど「全部できそう」に見えて、決め手になりません。比べる材料は、普段の仕事の1つにします。

• 取引先へのお詫びメールの下書き
• 会議メモの整理
• 見積書に添える説明文の下書き

毎週のように繰り返していて、文章を書くのに時間がかかっている仕事を選びます。いくつも選ぶと、比べる手間が増えて続きません。

入れる情報を3段階に分ける

AIには、仕事の文章を入力します。サービスを選ぶ前に、何なら入力してよいかを決めておかないと、「使いたい仕事」と「入れてよい情報」が食い違い、選んだあとで使えない、ということが起きます。

次は、社内ルールの下書きとして使える分け方の例です。

「相談してから入れる」を入力してよいかは、サービスによって、また契約の種類によって条件が違います。入力した内容がAIの改善に使われるか、使われない設定にできるかは、申し込む前に、各サービスの利用規約とデータの扱いの案内で確かめます。

契約済みの道具を確かめる

新しいサービスを契約する前に、すでに会社で契約している道具の中で、AIが使えないかを確かめます。GoogleのWorkspaceやMicrosoftの365を使っている会社では、契約の種類によって、その中でAIが使える場合があります。使えるかどうかはプランごとに違うため、管理者の画面か、販売元の案内で確認します。

すでにある道具の中で足りるなら、支払いも、アカウントの管理も増えません。足りない仕事があるときだけ、新しいサービスを候補に加えます。

契約者と管理者を決める

候補が決まったら、誰の名前で契約し、誰が管理するかを決めておきます。個人のカードや個人のアカウントで始めると、その人が辞めたとき、仕事の履歴や契約の管理が会社の手を離れることがあります。会社のメールアドレスで契約し、持ち主と、辞めたときの引き継ぎ先を決めておきます。

同じ依頼で試して比べる

条件がそろったら、候補のサービスに、同じ依頼文を貼って比べます。

1. 1つの仕事を選び、取引先名や金額を伏せた依頼文を作ります。
2. 同じ依頼文を、候補のサービスそれぞれに貼ります。
3. 返ってきた文章を、次の表のとおり記録します。

見るのは、直した箇所の数と、依頼文に書いていない約束や数字が入っていないかの2点です。文章がうまいかどうかより、仕上げるまでの手間と、間違いの少なさで比べます。

1回の結果だけで決めず、別の日にもう一度同じ手順で試します。回答は毎回少しずつ違うためです。2回続けて直す量が少ないサービスを、最有力にします。

選んだあとに伝えること

選んだら、次の3つを、使う人全員に伝えます。

• 何の仕事に使うか： 試した仕事を、最初の使い道にします。
• 入れてよい情報の段階： 先ほどの3段階の表を、そのまま見せます。
• 見直しの日： 3か月後など、日付を決めます。AIのサービスは変化が早いため、見直しの日に、同じ手順でもう一度比べます。

サービスを選ぶことは、その会社の仕事に合わせて使い方を決めることです。 一覧の優劣ではなく、自社の仕事1つと、入れてよい情報の線引きから決めると、あとで迷いません。