相談前の疑問に答えるサービス紹介文の作り方

「自社のサービスをホームページに載せているのに、営業担当者は電話で毎回同じ説明をしている」。経営者や更新担当者がそう感じたときは、サービス名や強みだけでなく、お客様が依頼を考えるための情報がそろっているかを見直してみてください。

この記事は、自社ホームページのサービス紹介を見直したい経営者や更新担当者に向けたものです。見直しを進める人は、現在のページ、実際の見積書やサービス案内、お客様からよく聞かれる質問を手元に用意します。それらを使い、お客様が一つのサービスについて「自分も相談できるか」「何を頼めるか」「どう進むか」を判断できる説明を作ります。

サービス紹介で先に伝えたいのは、会社ができることの多さより、お客様が自分の困りごとを相談できるかどうかです。

お客様からの質問を集める

更新担当者は、営業や受付の担当者に、問い合わせの最初によく聞かれることを尋ねます。「他社で作ったホームページでも直せますか」「写真一枚の変更でも頼めますか」といった質問です。お客様の名前や案件の詳細ではなく、判断に必要だった質問と回答を書き出します。

次に、サービスの責任者が、現在引き受けている作業と条件を確認します。以前は対応していた作業や、特定のお客様だけの条件を、今の標準サービスへ混ぜないためです。

相談を判断できる順番に並べる

サービス名より、相談する場面から説明する

「Web運用支援」「業務改善サポート」といった名前だけでは、初めて来た人は自分の困りごとが対象か分かりません。「更新を担当していた人が辞め、誰へ頼めばよいか分からない」など、相談のきっかけを具体的にします。専門用語の説明を増やすより、読者が自分の状況と比べられることが大切です。

問い合わせ前の疑問を順番に解消する

全ての情報を先頭に詰める必要はありません。まず対象と提供内容を示し、その後に範囲、費用の考え方、進め方、相談先を置きます。詳しい技術説明は、必要な人が読める場所へ分けます。

曖昧な紹介文を書き直す

曖昧な例：「お客様に最適なWebソリューションを提供します。」

この文だけでは、更新を頼みたい人は「今あるサイトの修正も対象なのか」「何を送ればよいか」を判断できません。ここでは文章の作り方を示すため、次の条件でホームページの更新を引き受ける会社を例に、紹介文を書き直します。

• 対象は、既存ホームページの文章や写真の更新。
• 他社で制作したサイトは、管理方法を確認して対応可否を判断。
• 申込フォームなどの機能変更は、文章・写真の更新と分けて見積もる。
• 費用は、修正箇所と管理方法を確認した後に案内。

条件を反映した文章例

ホームページの文章や写真を更新したい方へ

担当者の退職などで更新が止まっている場合に、現在のホームページの
文章や写真の変更をご相談いただけます。

まず、ホームページのURLと変更したい箇所をお知らせください。
他社で制作したサイトも、管理方法を確認して対応できるかをご案内します。
修正箇所と作業内容を確認したうえで見積もりをお伝えし、
内容に合意いただいてから作業を始めます。

申込フォームなどの機能変更が必要な場合は、更新作業とは分けて
対応方法と費用をご案内します。

この例では、対象、依頼できる作業、最初に伝える情報、見積もりの時点、別に確認する作業が読み取れます。自社で使うときは、更新担当者が各条件を実際のサービス内容へ置き換え、責任者が引き受けられる約束になっているかを確認します。

文章を増やすこと自体が目的ではありません。「他社制作でも相談できるか」という疑問なら対象の説明へ、「何を送ればよいか」なら相談手順へ答えを置くと、必要な情報を探しやすくなります。

費用は、金額だけでなく前提を添える

定額で案内できる場合は、含まれる範囲、回数や条件、対象外を示します。内容によって変わる場合は、何を確認して見積もるか、相談時に何を用意するとよいかを説明します。未決の価格や、個別顧客向けの特別条件を標準料金として掲載しないでください。

「相談は無料」と書く場合も、何が相談に含まれ、どこから実作業かを明確にします。ページ、見積もり、問い合わせ後の説明が違うと、読者は判断できません。価格を変えたときは関連ページも照合します。

初めて読む人に確かめる

【ページを読んだ人へ聞く質問】
どんな困りごとを相談できると思いましたか。
依頼したら、何をしてもらえると思いましたか。
対象外だと思ったことはありますか。
相談前に、何を準備する必要があると思いましたか。
次に進むなら、どのリンクを押しますか。
分からないまま残ったことは何ですか。

更新担当者は、サービス内容を詳しく知らない人に、説明を補わずページを読んでもらいます。まず読んだ人の理解を聞き、自社の意図とずれた場所を直します。好きな色や写真の感想だけでなく、判断に必要な情報が伝わったかを見てください。

例えば、読んだ人が「フォームの改修も同じ料金に含まれる」と受け取ったなら、対象外の説明が離れていないか、更新作業と機能変更を同じ言葉でまとめていないかを確認します。担当者は該当する文を直し、再び読んでもらって、作業範囲の受け取り方が変わったかを確かめます。

実績と相談例を分け、信頼材料へつなげる

実施した事例を載せる場合は、掲載の了承と示せる範囲を確認します。まだ行っていない支援の説明は「相談例」「進め方の例」とし、実績件数や成果のように見せないようにします。会社情報や担当者の説明へ進めるリンクも、相談を判断する材料になります。

• 読者が自分の相談が対象か判断できるか。
• 作業、成果物、対象外が具体的か。
• 費用と相談後の流れに未確認の約束がないか。
• 実績、目標、相談例を区別しているか。
• サービスを読んだ場所から相談先へ進めるか。

公開後は、問い合わせを受ける担当者が繰り返し聞かれる質問を記録します。更新担当者はその記録を読み、該当する説明がページにないのか、書いてあるが見つけにくいのかを調べ、説明の追加や配置の変更を行います。対象外の相談が続く場合も、すぐ注意書きを増やすのではなく、どの表現からお客様が対応範囲を広く受け取ったのかを確認します。

個別ページから相談へ進める

一覧ページだけで説明を終えない

サービスを探しているお客様は、検索結果や紹介記事のリンクから、個別のサービス紹介ページを直接開くこともあります。更新担当者は、お客様がトップページを読んでいなくても判断できるように、個別ページにも対象、範囲、相談先を載せます。詳しい説明を別ページへ分ける場合は、リンク先で何が分かるかを明示してください。

検索で来た人が一ページだけ読んでも判断できる構成が基本です。詳しい実績や会社紹介へ進めるリンクも、必要な場所に添えます。

最後に、スマートフォンでもサービスの説明から相談先へ進めるかを確認します。「お問い合わせ」だけでなく、相談時に伝えてほしい内容をリンクの近くに添えると、お客様が準備することも分かります。

プラスタでは、サービス紹介の見直しは、実際の問い合わせで繰り返し説明していることから始める方法を勧めます。まず一つのサービスで、質問を集め、対応条件を確かめ、文章へ反映してください。説明を読んだ人が自分の相談に当てはめられるかを確かめながら整えていきましょう。