AIの回答を確かめる順番

AIの回答は読みやすくても、日付や金額、条件が元の資料と違っていることがあります。社内案内を作るなら、決定事項と下書きを照合し、足りない情報を確かめてから配布用の文章に仕上げます。

この記事では、元資料と下書きを比べ、誤りを直し、何を確認したか残すまでの流れを紹介します。別の人に点検を頼む場合の渡し方も取り上げます。

まず取り組むこと

最初に、AIが書いた日付・金額・固有名詞を元資料と照合します。出典があればリンク先の本文を開き、回答の根拠となる説明を探しましょう。顧客に約束する納期や金額など、自分だけで決められない条件は、その案件の責任者にも確認します。

回答の確認と修正

読み手への影響を考える

社内企画の名前を考える場合は、意味が伝わるか、ほかの企画と混同しないかを見ます。一方、顧客へ見積条件を伝えるなら、金額・納期・適用条件を確定済みの資料と照合することが先です。これらの誤りは、顧客の発注判断に関わります。

下書きを読む前に、誰へ届ける文書で、読み手が何を判断するのかを考えます。文章の見栄えより、その判断を変えてしまう情報から確かめると、確認の順番を決めやすくなります。

主張を元資料と比べる

たとえば、元の案内に「受付は平日のみ。締切は別途案内」とあるのに、AIの文章が「毎日受付、今月末締切」となっていたら、条件が二つ変わっています。大まかな意味が近くても採用できません。次のような確認表にすると、何を直すかを説明できます。

「だいたい正しい」で終わらず、日付、金額、対象、例外、担当者名など、読み手の行動を変える情報を一つずつ見ます。元資料自体が古いこともあるため、適用日や版の確認も必要です。

AIは確認候補を作る

次の文章から、事実確認が必要な主張を抜き出してください。
日付、金額、対象者、条件、担当者に分けてください。
私が渡した元資料のどこで確認できるかを示してください。
資料に根拠がない場合は「根拠未確認」としてください。
正しいと断定せず、私が照合するための一覧を作ってください。

AIが作る確認候補の一覧にも、項目の抜けや元資料の読み違いがあり得ます。一覧を手掛かりに、日付・金額・対象者などを原文で確かめてください。AIへ「本当ですか」と聞き直して同じ答えが返ってきても、元資料と照合したことにはなりません。別のAIが同意した場合も、根拠を開いて確かめる必要があります。

案内文を仕上げる

社内案内を点検する、説明用の例を見てみましょう。

【元資料】
・社内セミナー：10月28日（水）14:00〜15:00
・会場：本社2階会議室
・対象：営業部と総務部
・申込方法：所属長が参加者を取りまとめる
・申込締切：未決定

【照合する下書き】
10月28日14時から、本社2階で全社員向けセミナーを開催します。
10月20日までに、各自でお申し込みください。

下書きと元資料を比べると、「全社員」「10月20日」「各自で申込み」の三つが一致していません。対象は営業部と総務部、締切は未決定、申込みは所属長の取りまとめです。この三点を直します。

元資料の条件に合わせると、次のように書けます。

10月28日（水）14:00から15:00まで、本社2階会議室で社内セミナーを開催します。
対象は営業部と総務部です。参加希望は各所属長が取りまとめます。
申込締切は決まり次第お知らせします。

確認記録には「日時・会場・対象・申込方法は元資料と照合済み。締切は未決定のため日付を書かない」と残せます。別の人に点検を頼む場合も、この記録があれば、何を確かめ、何がまだ決まっていないかを伝えられます。

出典の本文を開く

AIの示したリンクが開けても、そのページに回答の根拠が書かれているとは限りません。例えば、製品の紹介ページがあるだけでは、「無料プランでも使える」という説明の裏付けにはなりません。提供元の本文で、機能・プラン・提供時期の記述を探し、回答と比べます。根拠を見つけられなければ、その説明は下書きから外し、確認待ちにします。

個人向けサービスの説明を会社向けプランへ当てはめないよう、誰を対象にした案内かも読みましょう。契約や技術の専門知識が必要なら、元資料と質問をまとめ、該当分野の責任者や専門家に相談します。

確認した履歴を残す

別の人に下書きの点検を頼むときは、元資料、修正箇所、残る不明点を添えます。「確認済み」だけでは、どこまで点検したのか分かりません。「金額は照合済み、契約条件は責任者の確認待ち」のように、確認範囲を分けて記します。

• 判断に影響する数字・条件を元資料と照合したか。
• 参照先を実際に開き、該当する記述を確認したか。
• 未確認の情報を削除または明示したか。
• 社外へ出す前の責任者と、使ってよい範囲が決まっているか。

確認にかかる手間もAI活用の作業時間です。文章がすぐ出たことだけで業務が短縮できたとせず、確認後に使える状態へなったところまでを成果物として扱いましょう。

元資料で確かめられない説明は、完成版へ混ぜず、確認待ちの項目へ分けましょう。元資料と確認記録を一緒に残せば、後から見直すときにも役立ちます。

自社の仕事に合わせて考える

直した後も全文を見る

AIへ一文の修正を頼むと、別の日付や条件まで書き換わることがあります。修正前後を比べ、指定した箇所と、変えないはずの箇所の両方を点検してください。例えば、締切を削る修正で対象部署まで変わっていたら、部署名を元資料に戻します。

別の人に確認を頼むときは、直した一文だけでなく、照合を終えた全文を渡します。点検してもらった後にAIで文章を変更した場合は、変更点を伝え、その版を改めて見てもらいましょう。

複数人で確認する場合は、「作成した人は数字を照合、責任者は対外的な約束を確認」など、役割ごとに何を見たかを記録します。確認を終えた版には名前や日付を付け、別の会話の文章と混ぜずに配布用の文書へ移します。

すべてを同じ重さで調べる必要はありません。社内の案出しと、顧客へ示す金額や契約条件では確認の深さを変えます。