AIで議事録を作るときは、決まったこと・検討中・宿題の3つに分けて頼む

会議のあと、メモをAIに貼って「議事録にして」と頼むと、きれいな文章に整います。ところが、話に出ただけの案が、「決まったこと」のように書かれてしまうことがあります。

この記事は、AIに議事録の下書きを頼むとき、決まったこと・検討中・宿題の3つに分けて頼む方法です。用意するのは、会議中にとったメモ（箇条書きで構いません）。最後に、参加者へ送る前に確かめられる、議事録の下書きができます。

なぜ混ざってしまうのか

会議のメモには、「Aにする」「Aでいこうか」「Bも考えてみる」のような言葉が、同じ調子で並びます。メモを書いた本人は、どれが決まったのかを覚えています。しかしAIは、メモの言葉だけから判断するため、迷っていた案も、整った文章に直すときに、言い切りの形になることがあります。

議事録の言い切りは、そのまま「決まったこと」として読まれます。だから、頼む段階で、3つの箱を用意しておきます。

元になるメモの例

従業員8人の工務店の、週1回の打ち合わせのメモだとします（架空の例です）。

・来月のチラシ、A案（写真大きめ）でいく。印刷の発注は山田さんが月曜まで
・現場の養生シート、買い替え？ 金額を見てから
・協力会社への支払日の変更、社長が持ち帰り
・新人の同行研修、来週からやる？ 田中さんに聞く

「でいく」と書いたのは1行目だけです。2〜4行目は、決まっていません。

3つに分けて頼む文例

次の文章に、メモを貼って送ります。

次の会議メモを、議事録の下書きにしてください。
内容は、次の4つに分けて書いてください。
1. 決まったこと：メモに「にする」「でいく」など、決定と読み取れる言葉があるものだけ
2. 検討中のこと：「？」「まだ」「持ち帰り」「聞く」など、決まっていないもの
3. 宿題：誰が、いつまでに、何をするか。メモに書いていない担当や期限は「未定」と書く
4. 決まったか迷う項目：1か2か判断できないもの
メモにない内容は足さないでください。

【会議メモ】
（ここにメモを貼る）

ポイントは3つです。

• 決まったことの条件を、言葉で示す： 「決まったことだけ」と頼むと、AIが自分で判断してしまいます。メモの中の、決定を表す言葉を条件にします。
• 担当と期限を、推測で埋めさせない： 「未定」と書かせておくと、AIが人の名前を想像で入れるのを防げます。
• 迷う項目の箱を用意する： 箱がないと、迷った項目は、どれかに無理に入れられます。

仕上がりの見本

頼んだとおりに分かれた場合の見本です（編集例です）。

人が確かめるところ

AIの下書きは、そのまま送らず、メモと見比べて次の3点を確かめます。

• 「決まったこと」の各項目が、メモで本当に決まっていたか。 最も間違いやすいところです。メモに「でいく」「にする」がない項目が入っていたら、検討中に移します。
• 宿題の担当と期限が、メモのとおりか。 見本の田中さんの期限のように、メモにないものは「未定」のままにします。
• 「決まったか迷う項目」に入ったものを、会議に出た人に確かめる。 メモだけでは決められない項目です。AIにではなく、人に聞きます。

直しは同じ会話で頼む

「検討中」に入るはずの項目が、「決まったこと」に入っていたら、同じ会話の中で、次のように頼みます。

「新人の同行研修を来週から始める」は、決まっていません。
「検討中」に移してください。田中さんの確認は、宿題に残してください。
ほかの項目は変えないでください。

直す項目と、動かさない項目の両方を示すと、関係のない箇所が書き換えられるのを防げます。

送る前に確認すること

議事録を送る前に、「決まったこと」の欄だけを、会議に出た人が読み直すようにします。全文を確認してもらうより、決まったことの欄だけなら短い時間で済みます。認識が違えば、その場で直せます。

議事録の役割は、きれいな文章にすることではなく、決まったことと、これから決めることを、読んだ人が取り違えないようにすることです。 AIには文章の整理を任せ、「決まったか」の判断は、会議に出た人が行います。