手順書の下書きをAIに頼むときは、実際の作業の順番を書き出して渡す

「請求書の発行手順を書いてほしい」とAIに頼むと、それらしい手順がすぐ返ってきます。ところが、読み返すと、自社では使っていない会計ソフトの操作や、行っていない承認の段階が混ざっていることがあります。

この記事は、手順書の下書きをAIに頼む方法です。用意するのは、いつもの作業の順番を、思い出しながら書いたメモ（きれいな文章でなくて構いません）。最後に、新しく担当する人が読める手順書の下書きができます。ここでは、月末の請求書発行を例にします。

作業名だけで頼むと、自社にない手順が混ざる

AIは、世の中によくある「請求書の発行手順」を材料に、もっともらしい手順を組み立てます。自社が使っているソフトの名前も、確認する人も、保存する場所も知りません。知らない部分は、一般的な内容で埋められます。

手順書は、読んだ人が書いてあるとおりに動くものです。自社にない手順が一つ混ざるだけで、読んだ人は、存在しない画面を探して止まります。作業の順番は、AIではなく、普段その作業をしている人が出すようにします。

まず、作業の順番をメモに書き出す

いつもの作業を、思い出しながら、1行ずつ書き出します。順番が違っていても、言葉が崩れていても構いません。迷う場面と、決まっていないことも、そのまま書きます。

月末の請求書発行のメモ
・月末の締め日の翌営業日に始める
・売上の一覧を表計算ソフトで開く（共有フォルダの「売上」の中）
・取引先ごとに、今月の合計を出す
・請求書のひな形（Word）に、取引先の名前と合計を入れる
・金額を、売上の一覧と見比べる
・PDFにして、取引先ごとのフォルダに保存する
・メールで送る。送り先は取引先の一覧に書いてある
・送ったら、一覧の「送付済み」に印をつける
・金額が合わないときは、社長に聞く
・新しい取引先のときは、どうするか決まっていない

AIに頼む文例

メモを貼って、次のように頼みます。

次の作業メモを、初めてこの作業をする人が読める手順書に整えてください。
各手順を「すること」「確認すること」「止まる条件」に分けてください。
メモにない手順、ソフトの名前、保存場所、担当者の名前は足さないでください。
メモだけでは分からないことは、手順書の本文と分けて、最後に「質問」として番号をつけて書いてください。

【作業メモ】
（ここにメモを貼る）

ポイントは3つです。

• 足さない、と先に伝える： 「メモにない手順は足さないでください」と書くと、AIが一般的な手順で補うのを抑えられます。
• 質問は、本文と分けて返してもらう： 質問が本文に混ざると、どこまでが決まっている内容か分からなくなります。
• 読む人を指定する： 「初めてこの作業をする人」と書くと、略した言い方が説明つきの言葉になります。

返ってくる下書きの見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

質問として、次のような内容が返ってきます。

1. 新しい取引先のときは、どうしますか。（メモに「決まっていない」とあります）
2. 金額が合わないとき、社長に聞く方法（口頭か、メールか）は決まっていますか。
3. PDFのファイル名に、決まりはありますか。

手順書にする前に確かめること

下書きを手順書として使い始める前に、普段その作業をしている人が、下書きを読みながら、実際に一度作業を進めてみます。 確かめる点は、次の3つです。

• 順番が、実際の動きと合っているか。 読んだとおりにやると、途中で別の画面や書類が必要にならないかを見ます。
• 「質問」が、手順書に反映されたか。 質問への答えを、本文の手順に書き足します。決まっていない場合は、決まっていないことを書いておきます。
• ほかの人が読んで、迷う言葉がないか。 「一覧」と書いてあれば、どの一覧のことかが、一度で分かるかを見ます。

直したいときは、足す内容と変えない部分を伝える

質問への答えが分かったら、同じ会話で、次のように頼みます。

質問1の答えです。新しい取引先のときは、社長に、請求書の送り先を先に聞きます。
この内容を、手順6の前に新しい手順として足してください。
ほかの手順は変えないでください。

足す内容と、変えない部分の両方を示すと、関係のない手順が書き換えられるのを防げます。

手順書は、AIが書いた文章ではなく、自社の作業の順番を、読める形に整えたものです。 順番は人が出し、整える作業をAIに任せると、自社のやり方に合った手順書になります。