引き継ぎメモの聞き漏らしは、AIに「質問」を出させて見つける

異動や退職で、前任者から仕事を引き継ぐとき、渡されるのは短いメモ一枚ということがよくあります。読むと「だいたい分かった」気になりますが、実際に一人で仕事を進めたときに、初めて抜けに気づくことが少なくありません。前任者がもういない、忙しくて聞きづらい、という状況では困ります。

この記事は、引き継ぎメモをAIに渡して、足りない点を「質問」の形で出してもらう方法です。用意するのは、もらった引き継ぎメモ。最後に、前任者に聞く質問の一覧ができます。ここでは、備品の発注の引き継ぎを例にします。

引き継ぎメモで抜けやすいのは、前任者には当たり前のこと

前任者は、その仕事を何度もしているので、「いつ」「誰に」「どこで」「うまくいかなかったとき」を、わざわざ書きません。ところが、引き継ぐ側が一番困るのは、そこです。

AIには、メモを初めて読む人の目で読んでもらい、「分からないところ」を質問にしてもらいます。AIは前任者の頭の中を知らないので、メモに書かれていないことは、そのまま「書いていない」点として見つけられます。

引き継ぎメモの例

前任者が書いた、短いメモだとします。

備品の発注の引き継ぎ
・コピー用紙やボールペンなどは、なくなりそうになったら発注する
・発注先はいつものネット通販。アカウントは総務の共有のものを使う
・毎月、月末に請求書が届くので、経理に回す
・高いものを買うときは、社長に聞く
・棚の在庫は、気づいたときに見ている

質問を出してもらう文例

メモを貼って、次のように頼みます。

次は、備品の発注を引き継ぐときのメモです。
私は、この仕事を初めて担当します。
このメモを読んで、一人で仕事を進めるときに困りそうな点を、前任者に聞く質問にしてください。
次の4つの視点で、それぞれ質問を出してください。
1. いつ（時期・回数・期限）
2. 誰に（確認する人・連絡する人）
3. どこで（保存場所・画面・書類）
4. うまくいかなかったとき（在庫切れ・誤発注・予算超過など）
メモに書いてあることは、質問にしないでください。
質問の答えを、あなたが想像して書かないでください。

【引き継ぎメモ】
（ここにメモを貼る）

ポイントは3つです。

• 視点を4つに分ける： 視点を決めずに「足りない点を教えて」と頼むと、細かい質問が大量に返ってきます。4つに分けると、抜けている場所が見つけやすくなります。
• 書いてあることは質問にしない： すでにメモにある内容を聞き直す質問を減らせます。
• 答えを想像させない： AIが「たぶん〜でしょう」と答えまで書くと、本当の答えと区別できなくなります。

返ってくる質問の見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

前任者に聞く順番と、メモへの戻し方

質問が出てきたら、すべてを一度に聞かず、仕事が止まるものから順に聞きます。 次の順番が目安です。

1. すぐに困るもの： 共有アカウントの管理場所のように、ないと最初の発注ができないもの。
2. お金や取引先に関わるもの： 社長への確認の基準や、返品の連絡先のように、間違うと損が出るもの。
3. あとで分かるもの： 在庫の目安のように、仕事を進めながら確かめられるもの。

聞くのが難しいときは、前任者に「次の3点だけ教えてください」と伝えて、数を絞って頼みます。

答えをもらったら、メモに書き足します。 同じ会話で、次のように頼むと、整えられます。

前任者から、次の答えをもらいました。
・高いものは、1万円以上。社長にはメールで聞く。
・共有アカウントのパスワードは、総務の鍵つきの引き出しにある紙に書いてある。
この2点を、元の引き継ぎメモの該当する行に書き足してください。
ほかの行は変えないでください。

足す内容と、変えない部分の両方を示すと、関係のない行が書き換えられるのを防げます。

質問に答えが返ってくるまでは、そのメモは「未完成」と考えます。 AIは、足りない点を見つけて質問にする役です。答えを知っているのは前任者なので、答えは前任者に聞き、その内容をメモに戻して、次に引き継ぐ人にも渡せる形にしておきます。