AIの利用ルールは、迷った場面3つから作る

従業員がAIを使い始めたものの、何を入れてよくて、何がだめなのか、会社として決まっていない。そんなときに、いきなり長い規程を作ろうとすると、読まれないまま終わりがちです。この記事は、従業員が実際に迷った場面から、1ページのルールを作る手順です。

用意するのは、従業員が「これはAIに入れていいのかな」と迷った場面を、3つ。最後に、使ってよいサービス、入れない情報、外へ出す前の確認、困ったときの連絡先が書かれた1ページができます。

迷った場面を、3つ集める

まず、経営者自身や従業員に聞きます。「AIを使っていて、これは入れてよいのか迷ったことはありますか」。思い浮かばないときは、「お客様のメールの返信を考えるとき」「見積書の文章を整えるとき」のように、仕事の場面を挙げて尋ねると出てきます。

集めるのは、多くの人が迷う場面を3つ。最初から10も20も集めると、ルールが長くなって誰も読まなくなります。

場面ごとに「入れてよい・入れない・責任者に確認する」に分ける

次の例は、架空の従業員8人の設備工事会社の場面です。実在の会社の規則ではありません。

判断の列は、3つのどれかに分けます。

• 入れてよい： 公開している案内文、お客様の名前や連絡先を外した文章など。
• 入れない： お客様の氏名・住所・電話番号、契約書、パスワードなど。
• 責任者に確認する： 迷うものは、勝手に決めず、AIに入れる前に責任者へ聞く。

最初に決める4項目を、1ページに書く

場面が整理できたら、次の4項目を1ページにまとめます。長い文章にせず、箇条書きで十分です。

• 使ってよいサービス： 会社が契約したもの。個人のアカウントに、仕事の情報を入れない。
• 入れない情報： お客様の氏名・住所・電話番号・メールアドレス、契約書、見積書の原本、パスワード、従業員の個人情報。
• 外へ出す前の確認： AIが作った文章は、メールやお客様向けの資料に使う前に、書いた本人が元の資料と見比べる。金額・日付・条件はとくに確かめる。
• 困ったときの連絡先： 入れてはいけない情報を入れてしまったとき、誤って送ってしまったときは、すぐ責任者に知らせる。責任者の名前と連絡先を書いておく。

連絡先の項目には、何を、いつ、どのサービスに入れたかを、メモに残すことも書き添えます。あとから対応を考えるときの手がかりになります。

配る前に確かめる3つのこと

1ページができたら、従業員に配る前に次の3つを確かめます。

• 3つの場面すべてに、「入れてよい・入れない・責任者に確認する」のどれかが書いてあるか。
• 「責任者に確認する」の相手（責任者）が、名前と連絡先まで書いてあるか。
• 経営者自身も、このルールに従うか。経営者だけが例外では、従業員が従いにくくなります。

1か月使ってから直す

ルールは、作った時点では完成しません。1か月ほど使ったら、従業員に聞きます。「ルールを読んでも迷った場面はありましたか」。出てきた場面を、「入れてよい・入れない・責任者に確認する」のどれかに分けて、1ページに足します。

足すときは、同じ内容を別の言い方で重ねて書かないようにします。たとえば「お客様の情報は入れない」と「お名前は入れない」が並ぶと、どちらが優先か迷います。似た項目は1つにまとめます。

AIの使い方は、サービスの機能が変わるたびに、迷う場面も変わります。ルールの目的は、従業員が迷わず使えて、困ったときにすぐ相談できる状態にすることです。1ページから始めて、迷った場面が出るたびに足していきましょう。