AIで調べ物をするときは、終わりの条件を決めておくのがコツ

仕事の調べ物をAIで進めるときに、調べる前に終わりの条件を決めておく方法を紹介します。用意するのは、調べた結果で何を決めたいのかという一文だけです。最後に、決めるために必要な情報だけがそろった比較表ができます。

調べ物が、終わらなくなる理由

「事務所の複合機を入れ替えたいので、候補を調べてください」のように依頼すると、AIは機種の特徴、販売会社、契約の種類、保守の内容など、関連する情報を次々に挙げます。続けて質問するほど情報は増え、何を調べれば判断できるのかが、かえって分からなくなります。

原因は、AIの調べ方ではなく、依頼の時点で「何が分かれば終わりか」が決まっていないことです。終わりの条件がなければ、AIも、依頼した人も、調べるのをやめる理由を持てません。

終わりの条件を決める4つの項目

調べる前に、次の4つを一文ずつ書き出します。

• 決めたいこと： 調べた結果で、何を決めるのか。
• 必要な情報： 決めるために、最低限分かっていなければならない情報は何か。
• 比べる数： 候補はいくつまで比べるのか。
• 終わりの条件： どこまで分かったら調べるのをやめるのか。

条件の例

次の例は、事務所の複合機の入れ替えを検討する場合の条件です。

決めたいこと：次の会議で、見積もりを依頼する販売会社を2社に絞る
必要な情報：1台あたりの月々の費用の考え方、保守の内容、契約期間と途中解約の条件
比べる数：候補は3つまで
終わりの条件：上の3つの情報が、候補ごとにそろったら終わり。そろわない項目は「未確認」と書く

「見積もりを依頼する販売会社を絞る」のように、調べた結果を利用する場面まで書くと、集める情報の範囲が決まります。価格表の細かな比較は、見積もりを依頼した後の作業です。

終わりの条件を入れた依頼文

条件を、次の依頼文に貼り付けます。

次の条件で調べ物をして、結果を表にまとめてください。

条件：
（ここに4つの項目を貼る）

出力の形式
- 候補を行、必要な情報を列にした表にしてください。
- 調べた情報には、根拠にしたWebページの名前とURLを付けてください。
- 確認できなかった項目は、推測で埋めず「未確認」と書いてください。
- 表のあとに、「未確認」の項目の一覧を書いてください。
- 終わりの条件を満たしたら調べるのをやめ、関連する別の情報は書かないでください。

「推測で埋めず『未確認』と書く」と指定するのは、AIが調べきれなかった項目を、それらしい内容で補うことがあるためです。「別の情報は書かない」の指定により、判断に関係のない情報が混ざるのを防げます。

調査結果の見本

上の依頼文から期待する結果の見本です。

この表なら、「契約期間と途中解約の条件」はどの候補も未確認だと分かります。調べ物の続きを求めるのではなく、見積もりを依頼するときの質問事項に入れると判断できます。

AIが調べた結果を確かめる3つの点

1. 出典のページを、実際に開いて確かめる。 AIが挙げたURLが存在しなかったり、書かれている内容が表と違ったりすることがあります。決めたいことに直接関わる項目は、出典のページを開いて、表のとおりに書かれているかを確かめます。

2. 公式の情報か、第三者の紹介かを区別する。 販売会社や製造会社のページは、料金や契約の条件を確かめる根拠になります。比較サイトや個人の感想は、候補を探す手がかりにとどめ、費用や契約の条件の根拠にはしません。

3. 「未確認」の項目を、次の行動に変える。 未確認の項目は、調べ直すより、販売会社への質問として残すほうが早く決まることがあります。質問事項の一覧にして、次の会議や見積もりの依頼に持ち込みます。

調べ直すときは、「保守の内容だけをもう一度調べてください」のように、範囲を1つに絞って伝えます。

AIで調べ物をするときは、決めたいことと必要な情報、終わりの条件を先に伝え、確認できなかった項目を質問事項に変えると、調べ物を判断できる状態で終えられます。