ドメインの更新を忘れない、契約者と期限の確認表

ホームページを作ってから数年たつと、「ドメインの更新は誰が見ているのか」を答えられない会社が少なくありません。作ってくれた制作会社に任せたまま、請求書がどこに届いているかも分からない、という状態です。

この記事は、会社の経営者や事務担当の方が、ドメインとサーバーの契約を一枚の表に書き出し、期限の前に誰かが気づける状態にするための手順です。用意するのは、契約の控えか、請求のメールだけです。読み終えるころには、表の空欄を埋めるために、どこへ何を問い合わせればよいかが分かります。

更新を忘れると、止まるもの

まず用語を整理します。ドメインは、ホームページの住所にあたる「example.co.jp」のような名前です。サーバーは、ホームページのデータを置いておく場所です。どちらも、期間を決めて借りている契約で、期限が来る前に更新の手続きと支払いが必要です。

更新されないままになると、次のことが起こりえます。

• ホームページが表示されなくなる
• そのドメインを使った会社のメールアドレスで、送受信ができなくなる
• 名刺や案内状に書いたアドレスから、お客様が会社にたどり着けなくなる

ドメインは、期限を過ぎたあとの扱いが管理会社ごとに異なります。期限の前に更新することが、最も確実で安全です。

一枚の表に書き出す5つの項目

次の表を作り、ドメインとサーバーごとに1行ずつ埋めます。下は、架空の会社の例です。

特に大事なのは、契約者の名義と、通知の届き先です。 名義が制作会社になっていると、会社の側からは更新も解約もできないことがあります。通知が退職した人のメールに届いていると、期限が近いことに誰も気づきません。

空欄を埋める手順

表の空欄は、次の順に調べます。

1. 請求や更新の案内メールを探す。 会社のメールで、「ドメイン」「更新」「サーバー」といった言葉で検索します。管理会社の名前が分かります。
2. 制作会社に確認する。 管理会社が分からない、またはログインの情報が分からないときは、ホームページを作った会社に、契約者の名義と更新の案内先を問い合わせます。聞くのは「契約者は誰か」「次の期限はいつか」「通知はどこに届くか」の3点です。
3. 会社が持っているものを確認する。 管理画面にログインできる場合は、期限日と自動更新の設定、通知の宛先を表に写します。パスワードそのものは、表には書かず、会社で決めた保管の方法に任せます。
4. 担当者を決める。 表の最後に、「この表を見る人」と「更新の支払いを承認する人」を1人ずつ書きます。

調べても分からない項目は、空欄のまま残さず、「未確認」と書いて、誰がいつまでに確認するかを添えます。

通知の宛先を、人ではなく会社のアドレスにする

更新の案内メールは、特定の個人のアドレスではなく、複数人が見られる会社のアドレスに届くようにしておくと、担当者の異動や退職で止まることがありません。

変更の方法は、管理会社の画面で、連絡先のメールアドレスを書き換えるだけです。名義が制作会社になっている場合は、名義を会社に移すかどうかを、制作会社と相談して決めます。名義の移し替えは、手続きの内容が管理会社によって違うため、先に条件を聞いてから進めます。

年に一度、表を見直す

表は作って終わりにせず、年に一度、同じ時期に見直します。 たとえば決算の前や、年度の初めなど、毎年必ず来る予定に合わせると忘れません。

見直すときは、次の4点だけを確認します。

• 期限の日付が、最新のものに書き換わっているか
• 通知の宛先が、いま会社で見ているアドレスか
• 支払いのカードの有効期限が切れていないか
• 表の担当者が、まだ会社にいるか

期限の2か月前を目安に、カレンダーに「更新の確認」の予定を入れておくと、手続きに余裕ができます。この予定を入れる人も、表に書いた担当者です。