AIで返信メールの下書きを作るときのコツ

届いたメールを貼り付けて、「返信を書いてください」とだけ頼むと、丁寧な文面はすぐ返ってきます。ところが読み返すと、自分が決めていない日付や、約束していない対応が入っていることがあります。

この記事は、返信メールをAIで下書きするとき、返事の中身を3行のメモにして、届いたメールと一緒に渡す方法です。用意するのは、届いたメールと、自分の頭にある返事の内容だけです。最後に、そのまま送れる状態に近い下書きと、送る前に見る点が手に入ります。

「返信を書いて」とだけ頼むと、約束や日付が増える

AIは、足りない情報を、もっともらしい言葉で補います。届いたメールに「納期を教えてください」とあるだけで、返事の中身が渡されていなければ、「来週中に納品いたします」のような文を作ってしまうことがあります。

文面がていねいなほど、そのまま送ってしまいやすくなります。中身は自分が決め、言い回しをAIで整えると考えると、この問題を避けられます。

返事の中身を3行のメモにする

渡すメモは、次の3行です。

• 結論： 相手の質問や依頼に、はい・いいえ・できる範囲のどれで答えるか
• 具体的な事実： 日付、金額、数量、場所など、返事に入れる数字や固有の情報
• お願い・次の動き： 相手にしてほしいこと、こちらがこのあとすること

3行とも、短い箇条書きで足ります。丁寧な文章にする必要はありません。

メモの例

取引先から、次のメールが届いたとします。

お世話になっております。先日ご相談した事務用品の発注について、
納期と、まとめて注文した場合の送料を教えてください。

これに対する返事を、次のようにメモにします。

【結論】納期は教えられる。送料はまとめて注文なら無料にできる。
【事実】納期は注文から5営業日。送料は、合計1万円以上で無料。
【お願い】注文の数量が決まったら、今週中にメールで知らせてほしい。

依頼文

届いたメールとメモを貼って、次のように頼みます。

次のメールへの返信を、本文だけ書いてください。
- 【結論】【事実】【お願い】に書いてあることだけを使ってください。
- メモにない日付、金額、約束は、書かないでください。
- 取引先に送る、ていねいで短い文面にしてください。
- 足りない情報があると思ったら、本文の前に質問として書いてください。

【届いたメール】
（ここに貼る）

【返事のメモ】
（ここに貼る）

ポイントは3つです。

• 「メモにないことは書かない」と伝える： 約束や日付が増えるのを防げます。
• 足りない情報は質問してもらう： 補って書かれるより、質問のほうが気づけます。
• 本文だけを頼む： 件名や署名まで作られて、元の形式と合わなくなるのを避けられます。

仕上がりの見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

お世話になっております。ご連絡ありがとうございます。

納期は、ご注文から5営業日です。
送料は、合計1万円以上のご注文で無料にいたします。

ご注文の数量が決まりましたら、今週中にメールでお知らせください。
よろしくお願いいたします。

送る前に見る5つの点

文面がきれいでも、送る前に、次の5つをメモと照らし合わせます。

• 数字： 日付、金額、数量が、メモのとおりか
• 約束： メモにない対応（「至急」「無料」「特別に」）が入っていないか
• 相手の質問： 届いたメールの質問に、すべて答えているか
• 宛名と社名： 貼り付けた相手の名前や社名が、正しく入っているか
• 言い過ぎ： 断る内容が、やわらかくなりすぎて、断っていないように読めないか

修正したいときの頼み方

修正したい箇所が見つかったら、同じ会話で、修正する箇所と変えない箇所を分けて頼みます。

2段落めの「無料にいたします」を、「無料とさせていただきます」に修正してください。
ほかの文は、変えないでください。

変えない箇所を示すと、修正していない文が書き換わるのを防げます。

次にすること

下書きに満足できたら、メモの3行を、使い回せる形で残しておきます。 同じ種類の問い合わせ（納期、見積もり、日程の調整）が来るたびに、メモの3行だけを書き換えれば、返事の中身を自分で決めたまま、短い時間で下書きが作れます。