長いメールのやり取りをAIで整理するときの注意点

何度もやり取りしたメールを読み返して、「結局、日程はいつで、人数と金額はいくらに決まったのか」と迷うことがあります。AIで整理すれば早そうですが、そのまま貼って頼むと、最初のメールの条件が、最新の決定として書かれてしまうことがあります。

この記事は、日程や人数、金額が途中で変わったメールのやり取りを、AIで整理するときの頼み方です。用意するのは、やり取りのメール本文だけです。最後に、最新の決定と、まだ決まっていない点を分けた一覧と、その一覧を最後のメールと照らして確かめる方法が手に入ります。

古い条件が混ざる理由

メールのやり取りには、同じ項目が何度も出てきます。日程は最初に12月12日と書かれ、次に12月19日へ変わります。金額も、最初の提案と、あとで修正した金額の両方が本文に残っています。

貼り付けた文章の順番や日付が分かりにくいと、AIは「どれが新しいか」を取り違えます。また、返信メールの下には、過去のメールが引用されて再び載っています。引用の部分は古い内容なのに、新しい発言と同じ重さで読まれることがあります。

そこで、メールごとに日付と送信者を付けて貼り、最新の決定を選ぶ決まりを、依頼文に書いておきます。

やり取りの例

忘年会の会場を、幹事の山田さんと会場の佐藤さんがメールで調整した例です。5通のやり取りを、次のように「何通目か・日付・送信者」を付けて貼ります。

【1通目】10月20日 山田
12月12日(金)に20名で予約したいです。予算は1人5,000円です。

【2通目】10月21日 佐藤
12月12日は満席です。12月19日(金)なら空いています。人数は変わりませんか。

【3通目】10月22日 山田
12月19日でお願いします。人数は22名になりそうです。予算は変わりません。

【4通目】10月24日 佐藤
22名ですと個室が2室必要になり、1人5,500円になります。

【5通目】10月25日 山田
1人5,500円で承知しました。人数は最終確認のうえ、11月20日までに連絡します。

1通目の「12月12日」「20名」「1人5,000円」は、すべて途中で変わっています。AIが1通目の条件を拾うと、間違った一覧になります。

依頼文

貼り付けたやり取りの前に、次の依頼文を付けます。

次のメールのやり取りを読んで、日程・人数・金額・部屋について、最新の決定を一覧にしてください。
- 各項目に、その内容が書かれたメールが何通目かを添えてください。
- 後のメールで変更された条件は、「変更前」の欄に書いてください。
- 「最終確認のうえ」「たぶん」のように、まだ決まっていない内容は、「未確定」の欄に分けてください。
- メールに書かれていない日付や数字は、補わないでください。分からない項目は「記載なし」と書いてください。
- 引用（「>」で始まる行など）は過去のメールの再掲なので、根拠にしないでください。

【メールのやり取り】
（ここに貼る）

ポイントは3つです。

• 何通目かを添える： 最新の決定が、どのメールに書かれているかを、後から確かめられます。
• 変更前を別の欄にする： 古い条件が消えるのではなく、「変わった」と分かる形で残ります。
• 補わないよう指定する： 日付の年や、書かれていない金額をAIが推測で足すのを防げます。

整理結果の見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

• 未確定： 人数は最終確認のうえ、11月20日までに山田さんから連絡する(5通目)

人数の「22名」は3通目では「なりそうです」と書かれ、5通目で「最終確認のうえ」とされています。依頼文で「未確定」の欄を作るよう頼んでいるので、22名が確定した数ではないことも、一覧と一緒に分かります。

結果を確かめる3つの点

一覧ができたら、会場や相手に伝える前に、次の3つを自分で確かめます。

• 最後のメールとの照合： 5通目から1通目へさかのぼる順で読み、一覧の「最新の決定」より新しい内容が書かれていないかを見る
• 「根拠」の通数： 一覧に書かれた通数のメールを開き、その内容が本当に書かれているかを見る
• 未確定の扱い： 「たぶん」「最終確認のうえ」と書かれた内容が、「最新の決定」の欄に入っていないかを見る

次にすること

確かめて修正した一覧は、相手へ送る確認のメールにも使えます。「日程は12月19日、人数は22名(11月20日までに確定)、1人5,500円、個室2室でよろしいでしょうか」のように、一覧の内容をそのまま書いて、双方の認識が合っているかを確かめます。