求人の「仕事内容」をAIで具体的に書くコツ

求人票の仕事内容を「事務全般」「接客・販売」とだけ書くと、応募を考える人は、入社したら何をするのかが分かりません。分からない仕事には、応募しにくいものです。

この記事は、いま働いている人の1日の作業の流れをAIで、具体的な仕事内容の文章にする方法です。用意するのは、1日の作業を思い出して書いた箇条書きだけです。最後に、求人票にそのまま貼れる下書きと、公開前に自分で確かめる点が手に入ります。

「事務全般」だけでは、伝わらない

「事務全般」には、電話の応対も、請求書の作成も、備品の発注も入ります。応募する人は、自分が得意な作業が含まれるのか、苦手な作業が多いのかを、判断できません。

仕事内容を具体的にするには、作業を動詞で書くのが近道です。「受注の電話を受けて、伝票に入力する」のように、何を、どうするかが分かる形にします。

ただ、仕事を長く続けている人ほど、自分の作業を言葉にするのは難しいものです。そこで、まず1日の流れを順に書き出し、文章への整え直しはAIで行います。

1日の作業の書き出し方

いま同じ仕事をしている人の、ある1日を思い出して、時間順に箇条書きにします。きれいな文章にする必要はありません。次のように、思い出した順で十分です。

8:30 出社。メールを確認して、前日の注文を伝票に入力する
10:00 取引先からの電話に出る。在庫の問い合わせが多い
11:00 出荷の伝票を印刷して、倉庫の担当者に渡す
13:00 請求書を作る。月末は件数が増える
15:00 備品の発注、来客のお茶出し
17:00 翌日の出荷予定を確認して、退社

依頼文

書き出したメモを貼って、次のように頼みます。

次の1日の作業メモをもとに、求人票の「仕事内容」の文章を作成してください。
- 応募を考える人が、入社後に何をするのか想像できるように、作業を動詞で書いてください。
- 見出しは「1日の流れ」と「主な仕事」の2つにしてください。
- メモに書いていないことは、推測で補わないでください。
- 補いたい点（使うソフト、人数、残業の有無など）は、最後に「確認したいこと」として質問の形で挙げてください。

【作業メモ】
（ここに貼る）

ポイントは3つです。

• 作業メモを先に渡す： AIが一般的な事務の仕事を想像して、実際と違う内容を書くのを防げます。
• 推測で補わないよう指定する： 実際にはない作業が、仕事内容に紛れ込むのを防げます。
• 確認したいことを挙げてもらう： 書き忘れていた情報に気づけます。

仕上がりの見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

【1日の流れ】
午前：前日の注文を伝票に入力し、取引先からの在庫の問い合わせの電話に応対します。出荷の伝票を印刷して、倉庫の担当者に渡します。
午後：請求書を作成し、備品の発注や来客の応対をします。翌日の出荷予定を確認して、1日を終えます。

【主な仕事】
・注文の伝票入力
・電話の応対（在庫の問い合わせが中心）
・出荷伝票の印刷と受け渡し
・請求書の作成（月末は件数が増えます）
・備品の発注、来客の応対

【確認したいこと】
・伝票入力に使うソフトの名前
・事務の担当は何人か
・月末の繁忙期の残業の目安

公開する前に確かめる4つの点

文章ができたら、求人票に載せる前に、次の4つを自分で確かめます。

• 実際の仕事との一致： いま働いている人に読んでもらい、実際の作業と違う点がないかを聞く
• 「確認したいこと」への回答： 使うソフトや人数、残業の目安など、分かる範囲で書き足す
• ほかの求人情報との食い違い： 給与や勤務時間など、求人票の別の欄と矛盾していないか
• 入社後に任せない作業： 「来客の応対」など、新しく入る人には最初は任せない作業が書かれていないか

次にすること

確かめて修正した文章を、求人票の仕事内容の欄に載せます。応募者から質問が来たときは、その内容を作業メモに書き足しておくと、次に求人を出すときに役立ちます。