打ち合わせの内容をAIで引き継ぎメモにするときのポイント

お客様との打ち合わせで聞いた内容を、実際に作業をする人へ渡すとき、約束したことと、「できれば」と聞いただけのことが、同じ箇条書きに並んでしまうことがあります。受け取った人は、全部が約束だと思って進めます。あとで「それは約束していない」「それはできない」となると、お客様にも、作業をする人にも負担がかかります。

この記事は、打ち合わせのメモを、約束・希望・未確認の3つに分けた引き継ぎメモにAIでまとめる方法です。用意するのは、打ち合わせ中や直後に書いたメモだけです。最後に、そのまま渡せる引き継ぎメモと、渡す前に確かめる点が手に入ります。

約束と希望が混ざると困ること

打ち合わせのメモは、聞いた順に書くので、約束と希望が混ざります。「納期は11月20日」はお客様に伝えて同意をもらった約束です。「色は赤がいいらしい」は、お客様がつぶやいた希望で、まだ何も約束していません。

メモを読んだ人は、書き方からは区別できません。そのまま作業が始まると、希望が約束として扱われ、後から「できない」と伝え直すことになります。

そこで、メモを渡す前に、約束したこと・希望として聞いただけのこと・まだお客様に伝えていないことの3つに分けます。分け方の基準は、依頼文に書いておきます。

打ち合わせメモの例

お店のチラシ制作を、打ち合わせをした人から、デザインと印刷を担当する人へ渡す例です。打ち合わせ中に書いたメモは、次のようなものでした。

10/30 ○○商店 店主と打ち合わせ。
A4で500部。11/20までに納品すると伝えて、了解をもらった。
色は赤を使いたいと言っていた。写真はできれば店主が撮ったものを使いたいらしい。
セット商品(税込1,980円)を載せる。これは店主から正式に聞いた。
「できたら」QRコードも付けたいとのこと。
予算は15万円以内と言われたが、見積はまだ送っていない。

きれいに書かれていますが、「了解をもらった」「言っていた」「らしい」「できたら」と、確かさの違う表現が混ざっています。

依頼文

メモを貼って、次のように頼みます。

次の打ち合わせメモを、作業をする人へ渡す引き継ぎメモにまとめてください。内容は、次の3つに分けてください。
1. 約束したこと：お客様に伝えて、同意をもらっている内容
2. 希望として聞いたこと：お客様が「できれば」「らしい」と話しただけで、まだ約束していない内容
3. まだお客様に伝えていないこと：こちらから見積や返事をしていない内容
- 分け方に迷う内容は、「どれか分からない」として別に挙げてください。無理に分けないでください。
- メモに書かれていないことは、推測で補わないでください。
- 各項目には、メモの元の言葉を（　）で添えてください。

【打ち合わせメモ】
（ここに貼る）

ポイントは3つです。

• 3つの基準を書く： 「約束」を「お客様に伝えて同意をもらった内容」と定義しておけば、AIの判断がぶれません。
• 元の言葉を添える： 「了解をもらった」か「らしい」かが、引き継ぎメモに残り、後から確かめられます。
• 迷う内容を別にする： 判断がつかない内容を無理に分けると、約束が希望に、希望が約束に入れ替わります。

仕上がりの見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

【約束したこと】
・A4で500部(「A4で500部」)
・11月20日までに納品(「11/20までに納品すると伝えて、了解をもらった」)
・セット商品を税込1,980円で掲載(「店主から正式に聞いた」)

【希望として聞いたこと】
・色は赤を使いたい(「赤を使いたいと言っていた」)
・写真は店主が撮ったものを使いたい(「できれば…らしい」)
・QRコードを付けたい(「できたら」)

【まだお客様に伝えていないこと】
・予算15万円以内(「言われたが、見積はまだ送っていない」)

【どれか分からない】
・なし

「赤」「写真」「QRコード」が、約束ではなく希望の欄に入っています。受け取った人は、この3つを「できる範囲で検討する」内容として読めます。

渡す前に確かめる3つの点

引き継ぎメモは、打ち合わせをした本人が読んでから渡します。メモに書かれていない場面は、本人しか知らないためです。

• 約束の欄の中身： 「たぶん」「できたら」と書かれた内容が入っていないか、また、実際には同意をもらっていない内容が入っていないかを見る
• 希望の欄の中身： 実は口頭で約束した内容が、希望の欄に入っていないかを見る
• 「まだ伝えていないこと」の期限： 見積や返事をいつまでにお客様へ伝えるかを、決めて書き足す

次にすること

確かめて修正した引き継ぎメモを、作業をする人へ渡します。渡した後で希望が約束に変わったときは、メモの欄を移して、変わった日付を書き添えておくと、後から経緯を追えます。