見積書の項目の説明文をAIで作るときのコツ

見積書の項目ごとの説明文を、AIで作る方法を紹介します。用意するのは、見積書の項目名と金額、そして各項目で行う作業、お客様に渡すもの、含まないことのメモです。作った説明文は、送る前に確かめます。

項目名だけの見積書は、何の費用か伝わらない

「初期設定費　60,000円」と書かれていても、お客様には、何を設定する費用なのか、設定のあとに何が手元に残るのかが分かりません。分からない項目は、金額が高く見えたり、「本当に必要なのか」という質問につながったりします。

項目名は、作る側の仕事の呼び方です。説明文では、お客様の言葉で、作業と受け取るものを分けて伝えます。

見積項目の整理表

AIで説明文を作る前に、項目ごとに次の表を埋めます。次の表は、業務用ソフトの導入の例です。

この表の「含まないこと」の列が空欄の項目は、説明文を作る前に、含まないことを決めます。含まないことが決まっていない項目は、お客様との間で範囲の食い違いが起きやすいからです。

AIで説明文を作る依頼文

表の1行を、そのまま次の依頼文に入れます。

次の見積項目について、お客様に送る見積書に添える説明文を作成してください。

条件
- 読み手は、ITに詳しくない会社の経営者です。
- 「行う作業」と「お客様の手元に残るもの」を、別の文に分けて書いてください。
- 「含まないこと」は、最後の文で必ず書いてください。
- 金額、日数、効果の数字は、以下に書いたもの以外は書かないでください。
- 専門用語は使わず、使う場合は短い言い換えを添えてください。
- 以下に書かれていない内容が必要だと思ったら、書かずに質問してください。

項目名：初期設定費（60,000円）
行う作業：ソフトを事務所のパソコンに入れ、会社名や税率などの基本設定をする
お客様の手元に残るもの：使い始められる状態のソフト
含まないこと：過去のデータの入力

「金額や数字を書かないでください」と条件に入れておくと、根拠のない日数や効果の数字が混ざるのを防げます。

仕上がりの見本

次の文は、上の依頼文で期待する仕上がりの見本です。

初期設定費（60,000円）
お客様の事務所のパソコンにソフトを入れ、会社名や税率などの基本設定を行います。作業が終わると、すぐに使い始められる状態のソフトをお渡しします。なお、過去のデータの入力は、この項目に含まれません。

作業、手元に残るもの、含まないことが、この順に並んでいます。お客様は、60,000円で何をしてもらえて、何が含まれないのかを、一度読めば把握できます。

AIで作った説明文を確かめる4つの点

AIで作った説明文は、次の点を確かめてから、見積書に添えます。

• 数字： 依頼文に書いていない金額や日数が入っていないか。
• 含まないこと： 表に書いた内容が、最後の文に入っているか。言い換えで範囲が広がっていないか。
• 約束の言葉： 「必ず」「すぐに」のような、実際には約束できない言葉が増えていないか。
• 専門用語： お客様が聞き返しそうな語に、言い換えがついているか。

修正するときは、「含まないことを、もっと目立つ位置に書いてください」のように、修正したい点を一つに絞って依頼します。複数の点をまとめて依頼すると、修正されていない箇所が見つけにくくなります。

説明できない項目は、見積書に戻す

依頼文に入れる材料が書けない項目があります。たとえば、「雑費」「その他調整費」のように、行う作業も、手元に残るものも決まっていない項目です。

こうした項目は、AIで説明文を作っても、もっともらしい文章にしかなりません。説明文を作る前に、見積書へ戻って、項目を作業ごとに分けるか、金額の根拠を決めます。説明文を作る作業は、見積書の項目に不足がないかを確かめる機会にもなります。