アンケートの割合をAIで報告書にまとめるときのコツ

アンケートの結果を報告するとき、「61％が満足」と書かれていても、何件中の話なのかが分からなければ、受け取る人は重さを判断できません。回答が23件なのか、2,300件なのかで、同じ61％の意味は変わります。

この記事は、アンケートの集計結果を、件数を添えた報告書にAIでまとめる方法です。用意するのは、集計した数字（件数と割合）と、アンケートの質問の文面だけです。最後に、そのまま使える報告書の文章と、確かめる点を紹介します。

割合だけの報告書が伝わりにくい理由

AIで結果を報告書にすると、読みやすくするために、数字が言葉に置き換わることがあります。「14件」が「約6割」に、「約6割」が「多くの人」に変わるような場合です。

読み手が知りたいのは、次の3つです。

• 何件中の数字か： 回答した人数
• 何を聞いた結果か： 質問の文面
• 回答しなかった人は含まれるか： 回答者だけの結果なのか、全体の傾向なのか

この3つが文中に残るように、依頼文で指定します。

集計結果の例

社内の研修を受けた人にとったアンケートの集計結果を、上司へ報告する例です。

質問：今後も同じ研修を受けたいですか（はい／いいえ）
配布：研修の参加者40人
回答：23件
「はい」：14件（61％）
「いいえ」：9件（39％）
前回の研修（同じ質問）：回答10件、「はい」7件（70％）

回答は40人中23件で、残りの17人の考えは分かりません。この点を報告書から落とさないことが、依頼文のねらいです。

依頼文

集計結果を貼って、次のように頼みます。

次のアンケート結果を、上司への報告書にしてください。
- 割合だけでなく、「何件中何件か」を必ず一緒に書く
- 質問の文面と、配布した人数・回答数を書く
- 回答しなかった人の考えは分からないので、参加者全体の傾向のように書かない
- 「多くの」「大半」のような言葉に置き換えず、数字をそのまま使う
- 回答が30件未満のときは、件数が少ないことを一文で添える
- 集計に書かれていない数字や理由を、推測で足さない

【集計結果】
（ここに貼る）

ポイントは3つです。

• 数字を言葉に置き換えない： 「多くの」と書かれると、読み手は数字を確かめられません。
• 回答しなかった人に触れる： 配布した人数と回答数を並べると、「回答者の結果」という範囲が自然に伝わります。
• 足さない指示を入れる： 「理由は〜と考えられます」のような、集計にない推測を防げます。

仕上がりの見本

頼んだとおりに整った場合の見本です。

研修参加者40人にアンケートを配布し、23件の回答がありました。「今後も同じ研修を受けたいか」の質問に、「はい」が14件（61％）、「いいえ」が9件（39％）でした。回答は参加者の半数強であり、回答しなかった17人の考えは、この結果には含まれていません。回答数が30件未満のため、割合は目安として見てください。

前回の研修（回答10件）では、同じ質問に「はい」が7件（70％）でした。回答数が異なるため、割合の差は参考程度にとどめます。

前回との比較にも、回答数が添えられています。10件の70％と23件の61％は、1件の違いで割合が大きく動くため、「下がった」と言い切れません。

AIが書いた報告書を確かめる3つの点

報告書は、集計をした本人が読んで確かめます。元の数字と照らせるのは本人だからです。

• 数字の一致： 件数と割合が、集計表と同じになっているか。割合は、件数を回答数で割った値と合っているか
• 質問の文面： 「満足」「役に立った」など、質問の言葉が書き換わっていないか
• 言い切り： 「社員の多くが〜」のように、回答者以外にも当てはまる書き方になっていないか

件数を添える指示を依頼文に残しておけば、AIで報告書にまとめるたびに、何件中の数字かが読み手に伝わります。