AIで文章を指定の文字数に収めるとき、日付や例外を落とさないコツ

掲示、メールの件名、SNSの投稿など、文字数が決まっている場所に文章を収めるときに、AIで短くしても日付や例外が消えないようにする方法を紹介します。用意するのは、元の文章と、収めたい文字数です。最後に、条件が残っていることを確認できる、短縮後の文章ができます。

「もっと短く」とだけ伝えると、条件が消える理由

文章を短くすると、まず削られるのは、「ただし」で始まる例外、対象を限定する言葉、「まで」「のみ」といった範囲を示す言葉です。短くしたあとの文章のほうが読みやすく見えるため、条件が消えたことに気づきにくくなります。

たとえば「予約は電話のみ」が「予約は電話で受け付けています」になると、メールでも予約できるように読めます。文字数を減らす作業と、意味を変えない作業は別なので、先に残す条件を決めておきます。

短くする前に、残す条件を書き出す

条件は、次の3種類に分けると見つけやすくなります。

• いつ： 日付、時刻、期限
• 誰が・何が： 対象となる人、対象となる範囲
• 例外・注意： 「ただし」「のみ」「まで」で示される制限

元の文章から、この3種類を一覧にします。AIで一覧にして、人が元の文章と見比べて足りない条件を足す手順にします。次の依頼文を利用します。

次の文章から、短くしても残す条件を抜き出してください。

分類：いつ（日付・時刻・期限） / 誰が・何が（対象・範囲） / 例外・注意（ただし書き・制限）

条件
- 文章に書かれていることだけを抜き出してください。
- 分類ごとに、元の文章の該当部分を引用してください。

文章：
（ここに元の文章を貼る）

残す条件を指定して、文字数に収める

条件の一覧ができたら、文字数と一緒に、次の依頼文で短くします。

次の文章を、80字以内に短くしてください。

残す条件：
（ここに、確認した条件の一覧を貼る）

条件
- 上の条件は、意味を変えずにすべて残してください。
- 日付と数字は、元の文章のとおりに書いてください。
- 80字に収まらない場合は、条件を削らず、収まらなかった理由を書いてください。

文章：
（ここに元の文章を貼る）

最後の条件が重要です。文字数に収めるために条件を削る判断を、AIの出力に任せないためです。

短くする前後の見本

元の文章が、次の126字だったとします。

> 12月の定休日は、毎週水曜日と、12月29日から1月3日までの年末年始です。ご予約は電話のみ受け付けており、メールでのご連絡は営業日の翌日以降の返信となります。12月28日までのご予約の方には、事前に送付する確認書をお持ちいただくようお願いしています。

条件の一覧は、次のとおりです。

80字以内に短縮した編集例は、次の78字です。

> 12月の休みは毎週水曜と12/29〜1/3。予約は電話のみ（メールは営業日の翌日以降に返信）。12/28までに予約の方は、事前送付の確認書をお持ちください。

短くした文を確認する3つの点

1. 日付と数字が、元の文と同じか。 「12月29日から1月3日」が「12月30日から」のように変わっていないかを、一つずつ元の文と見比べます。

2. 「のみ」「まで」「ただし」の意味が残っているか。 言葉自体は変わっても、「電話のみ」が「電話で」に変わると意味が変わります。条件の一覧と、短くした文を並べて、一行ずつ対応を見ます。

3. 収まらないときは、条件を削らずに文を分けているか。 どうしても文字数に収まらない場合は、条件を削らず、文を2つに分けます。たとえば、掲示には休みの日と電話予約を載せ、確認書の説明は別の掲示にする、という分け方です。

文字数に合わせて文章を短くするときは、残す条件を先に書き出して依頼文に添えると、AIで短くしても日付や例外が消えにくくなります。