AIで自社らしい文章を作るために、好みを例文で伝えるコツ

AIで文章を作るときに、自社らしさを「例文」で伝える方法を紹介します。用意するのは、これまでに送ったお知らせやメールを2〜3本です。最後に、AIで新しい文章を作るたびに添えられる、自社の文章の特徴メモができます。

「丁寧に」と伝えても、自社らしくならない理由

「丁寧に」「親しみやすく」と伝えても、返ってくるのは誰が書いても同じような文章です。この言葉には、自社にとっての具体的な中身が入っていないからです。

自社らしさは、文末の言い方、冒頭の挨拶の有無、一文の長さ、よく使う言葉、使わない言葉といった細かい癖の集まりです。言葉で説明するより、実際に送った文章を見せるほうが、AIの出力に反映されます。

過去の文章から特徴メモを作る

手順は3つです。

1. これまでに送った文章のうち、「自社らしい」と感じるものを2〜3本選びます。お客様の名前、金額、連絡先は消します。
2. 文章を貼り付けて、AIで特徴を書き出します。
3. 書き出された特徴を読み、実際の文章と合っているかを確認して、修正します。

特徴を書き出す依頼文は、次のとおりです。

次の2つの文章は、私の会社が実際に送ったお知らせです。
この2つに共通する書き方の特徴を、次の項目で書き出してください。

項目：文末の言い方 / 冒頭の書き出し / 結びの言い方 / 一文の長さ / よく使う言葉 / 使っていない言葉・記号

条件
- 文章に書かれていることだけを根拠にしてください。
- 特徴ごとに、根拠となる文章の一部を引用してください。
- 2つの文章の両方に当てはまらない特徴は、書かないでください。

文章1：
（ここに過去の文章を貼る）

文章2：
（ここに過去の文章を貼る）

「引用してください」と条件を付けるのは、AIが文章にない特徴を想像で書くのを防ぎ、人が確認しやすくするためです。

過去の文章と特徴メモの見本

過去に送った2つのお知らせが、次のような文章だったとします。

> いつもご利用いただき、ありがとうございます。12月29日から1月3日まで、年末年始のお休みをいただきます。ご不便をおかけしますが、1月4日からお待ちしております。

> ご来店ありがとうございます。今週の土曜日は、17時で営業を終了します。ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

この2つから書き出された特徴を人が確認して整えると、次のような特徴メモになります。

• 冒頭： 感謝の一言から始める。季節の挨拶は書かない。
• 本文： 日付と時刻を先に書く。一文を短くし、一文に一つの用件にする。
• 結び： 「ご不便をおかけしますが」を前に置き、「お待ちしております」または「よろしくお願いいたします」で終える。
• 使わない言葉： 絵文字、感嘆符、「〜させていただきます」。

特徴メモを添えて新しい文章を作る

特徴メモができたら、新しい文章を作るたびに、依頼文の先頭に添えます。

次の特徴メモに沿って、お知らせの文章を作ってください。

特徴メモ：
（ここに特徴メモを貼る）

用件：1月10日は臨時休業。理由は設備の点検。1月11日から通常営業。

条件
- 用件にない情報は書かないでください。
- 特徴メモにない言い回しは、使わないでください。

返ってきた文章を、過去の文章と並べて読み、違和感のある箇所を修正します。修正した理由が新しい特徴であれば、メモに一行足します。メモは、更新するたびに自社の文章に近づきます。

特徴メモを確かめる3つの点

1. 引用された部分が、実際の文章にあるか。 AIが示した引用を、元の文章と見比べます。見つからない引用の特徴は、メモから削除します。

2. 2本の文章だけの偶然を、特徴にしていないか。 たまたま2本とも同じ言葉を使っていたことで、「いつも使う言葉」にしてしまうことがあります。迷う特徴は、別の文章を1本足して当てはまるかを確認します。

3. 用途の違う文章に、そのまま当てはめていないか。 お知らせの特徴メモを、お詫びの文章や営業のメールにそのまま添えると、場面に合わないことがあります。用途ごとにメモを分けて保存します。

自社らしい文章は、「丁寧に」と伝えるのではなく、過去の文章から作った特徴メモを依頼文に添えて伝えると、AIで作る文章が自社の書き方に近づきます。