仕事用スマホが見つからない日の確認順

従業員から「仕事用のスマートフォンが見つからない」と言われたとき、その場で慌てて動くと、探す作業ばかりが先になり、会社の情報が見られる状態が長引くことがあります。

この記事は、中小企業の経営者や総務の担当者が、端末の紛失かもしれないという連絡を受けた最初の1時間に、何をどの順番で確かめるかを決めておくための手順です。用意するのは、社内で使っているアカウントの一覧（メール、チャット、クラウドの保存先など）と、連絡先の一覧です。

探す前に、端末の中身と使われているアカウントを確かめる

まず、本人から次の4点を聞きます。

1. いつ、どこで最後に見たか
2. 画面にロックはかかっていたか（暗証番号や指紋・顔認証）
3. 端末で仕事用のメール、チャット、クラウドの保存先にログインしたままになっているか
4. 顧客の連絡先や写真など、端末の中に直接入っている業務の情報はあるか

ロックがかかっているかどうかと、どのアカウントにログインしたままかが、その後の急ぎ度を決めます。 ロックがなく、メールやクラウドにログインしたままなら、見つかるまで待たず、先にアカウント側の対応を進めます。ロックがかかっていて、仕事の情報も限られているなら、落ち着いて探す時間を取れます。

連絡と対応は、次の順で進める

探す作業と守る作業は、同時に分けて進めます。

3と4は、見つかるのを待たずに進めるかどうかを、1の探す結果ではなく、ロックの有無とログイン状態で決めます。 探しているうちに数時間たってしまうのが、一番避けたい状況です。

リモートでの消去は、端末の中の情報が消えて元に戻せません。端末が戻る見込みがどれくらいあるか、バックアップがあるかを確かめてから、責任者が判断します。

先に決めておくこと

最初の1時間で迷わないよう、次を紙1枚か共有のメモに書いておきます。

■仕事用スマホの紛失時の連絡先
・最初に連絡する人：（社長、総務など）／連絡がつかないとき：（代わりの人）
・アカウントの管理者：（メール、チャット、クラウドそれぞれ）
・通信会社の連絡先と契約者名：
・端末を探す機能の設定：オン／オフ（確認日：　月　日）
・リモートでロック・消去を実行する人：

この表で大事なのは、「誰が決めるか」と「連絡がつかないときの代わりの人」です。休日の夜や出張先の移動中に起きても、連絡先が一人に集中していなければ、対応が止まりません。端末を探す機能が最初からオフのままになっていることもあるので、新しい端末を渡すときに、設定を一緒に確かめておきます。

あとに残す記録

見つかった場合も、見つからなかった場合も、次の内容を残します。

• 気づいた日時、最後に見た場所と時刻
• ロックの有無、ログインしていたアカウント
• 会社として行った対応と、その時刻（パスワード変更、利用停止など）
• 見つかった日時と場所、または見つからないまま終えた判断

端末の中に顧客の個人情報があり、悪用されるおそれがある場合は、記録をもとに、お客様への連絡や関係する窓口への相談が必要かどうかを、責任者が判断します。判断に迷うときは、個人情報の取り扱いを定めた社内の決まりや、ご契約の専門家に相談してください。

見つかったあとにすること

端末が戻っても、そのまま使い続けず、次を確認します。

• 画面や設定に、本人が知らない変更がないか
• 紛失中に、仕事用アカウントへ見覚えのないログインや操作がなかったか
• 変更したパスワードや解除した端末を、新しい状態で設定し直したか

年に一度、新しい従業員が入ったときなど、決めたとおりに連絡と対応ができるかを、実際の端末を使わずに声に出して確かめておくと、いざというときに手順を思い出せます。